Financial Dashboards
„Unterm Strich stimmt es doch.“ Warum ist dann kein Geld da?
Für Dienstleister, Handwerk, produzierendes Gewerbe, Bauprojektierung, Zulieferer und Handel: Häuser, in denen zwischen Auftrag und Zahlungseingang Material, Vorleistung und Arbeitszeit gebunden sind. Diese Bindung steht in keiner Gewinn- und Verlustrechnung.
- Verarbeitung lokal oder in Ihrer Umgebung
- Jede Antwort mit Fundstelle
- Bestehende Berechtigungen gelten weiter
Auftrag 4711 über 85.000 EUR erreicht 15 % statt geplanter 24 %. Die Lücke von 7.650 EUR erklärt sich aus 38 zusätzlichen Arbeitsstunden (2.850 EUR) und einer nicht weiterberechneten Fremdleistung über 4.800 EUR.
Beispiel mit synthetischen Daten. Keine Kundendaten.
Woran es heute hängt
Die Information ist da. Sie liegt nur nicht zusammen.
- Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt nur den verdichteten Monat.
- Abweichungen werden erst nach Projektende erklärt.
- Das Controlling sammelt Belege und Tabellen von Hand.
Was sich ändert: Aus einer Abweichung wird eine belegte Erklärung, solange noch gegengesteuert werden kann.
Ob sich Kalkulation, Buchungen und Stunden bei Ihnen sauber verbinden lassen, zeigen die fünf Fragen. Zum Readiness Score
Auf dem Bildschirm
Drei Zahlen, die zusammengehören, nebeneinander.
Die Margenentwicklung zeigt, was die Aufträge abwerfen. Daneben steht, was währenddessen in Vorräten, unfertigen Leistungen und Forderungen gebunden ist, und darunter, was als Liquidität übrig bleibt. Wer nur die erste Zahl liest, sieht ein gutes Jahr. Wer alle drei zugleich sieht, sieht, wo das Geld steht.
Kein neues System, keine Migration. Ausgelesen werden Standard-Exporte aus DATEV, Lexware oder vergleichbarer Software, dazu Bank- und Offene-Posten-Daten. Darstellung mit synthetischen Beispieldaten, keine Kundendaten.
Ergebnisbrücke
Juni 2026, YTD, in T€
KI-KommentarDB1-Marge sinkt leicht auf 62,1 % (Vorjahr 63,4 %), primär durch gestiegene Materialkosten im Mai und Juni. EBITDA-Marge bleibt trotzdem über Budget, getragen von diszipliniertem Fixkostenmanagement.
Working Capital
Forderungen nach Fälligkeit, in T€
KI-KommentarDSO stieg von 41 auf 42 Tage (Budget: 38), primär getrieben durch zwei verzögerte Zahlungen im Segment 31 bis 90 Tage. Der Cash-Conversion-Cycle bleibt mit −9 Tagen dennoch positiv (DPO 51 > DSO 42).
Demonstration mit synthetischen Beispieldaten. Alle Beträge sind erfunden, keine Kundendaten.
Wo es anfängt
Sechs Stellen, an denen heute Zeit verloren geht.
Nicht alle auf einmal. Wir fangen bei der an, die in Ihrem Haus am meisten kostet, und prüfen daran, ob der Ansatz trägt.
Zahlen in Tagen statt in Wochen
Die Auswertung für den Vormonat kommt Mitte des Folgemonats. Entscheidungen fallen auf Zahlen, die vier bis sechs Wochen alt sind.
Der Abschluss läuft gegen eine Vorlage, die jeden Monat dieselbe ist. Was fehlt oder sich nicht abstimmen lässt, steht als offener Punkt da, nicht als stiller Schätzwert.
- Exporte einlesen
- Abstimmen
- Abweichungen kennzeichnen
- Auswertung erzeugen
- Wirkt auf
- Beides
- Woran Sie es merken
- Tage zwischen Monatsende und belastbarer Auswertung.
Von der Eingangsrechnung zur Buchung
Die Rechnung kommt per Mail, wird abgetippt, als PDF weitergeleitet, irgendwo freigegeben und später gebucht. Wo sie gerade liegt, weiß niemand.
Die Rechnung wird erfasst, sachlich und rechnerisch geprüft, dem Auftrag zugeordnet, freigegeben und gebucht. Jeder Schritt ist sichtbar, jede Freigabe hat einen Namen.
- Eingang und Erfassung
- Sachliche Prüfung
- Rechnerische Prüfung
- Freigabe
- Buchung
- Wirkt auf
- Was der Auftrag bindet
- Woran Sie es merken
- Liegezeit je Rechnung, verfallene Skonti, Anteil ohne Auftragsbezug.
Kontenabstimmung und Bankabgleich
Der Kontoauszug wird von Hand gegen die offenen Posten gehalten. Zwischen zwei Abstimmungen ist die Liquiditätssicht ein Schätzwert.
Zahlungseingänge werden den offenen Posten automatisch zugeordnet. Was nicht eindeutig passt, bleibt als Ausnahme liegen und wird einzeln entschieden.
- Bankdaten einlesen
- Zuordnen
- Ausnahmen vorlegen
- Ausgleichen
- Wirkt auf
- Was der Auftrag bindet
- Woran Sie es merken
- Anteil automatisch zugeordneter Zahlungen, Alter der ältesten offenen Klärung.
Offene Posten und Mahnlauf
Gemahnt wird, wenn jemand daran denkt. Wer seit wann was schuldet, steht in einer Liste, die selten jemand öffnet.
Fälligkeitsstufen laufen mit. Wer überfällig ist, erscheint mit Betrag, Dauer und vorgeschlagener Mahnstufe. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
- Fälligkeiten fortschreiben
- Stufen vorschlagen
- Freigeben
- Versenden und vermerken
- Wirkt auf
- Was der Auftrag bindet
- Woran Sie es merken
- Reichweite der Forderungen in Tagen, Bestand über 30 und über 60 Tage.
Nachkalkulation je Auftrag
Unterm Strich stimmt das Jahr. Welcher Auftrag es getragen und welcher es gekostet hat, steht nirgends.
Kalkuliert gegen tatsächlich verbraucht: Stunden, Material, Fremdleistung, Nachträge. Je Auftrag, je Kunde, je Auftragsart.
- Kalkulation übernehmen
- Ist-Werte zuordnen
- Abweichung je Position
- Muster erkennen
- Wirkt auf
- Was der Auftrag verdient
- Woran Sie es merken
- Deckungsbeitrag je Auftrag, Streuung zwischen vergleichbaren Aufträgen.
Liquidität der nächsten Wochen
Liquidität sieht man am Kontostand. Was in dreißig Tagen verfügbar ist, ist eine Einschätzung.
Fälligkeiten beider Seiten, laufende Aufträge und bekannte Festzahlungen ergeben eine Vorschau. Sie ist nicht exakt, aber sie ist nachvollziehbar.
- Fälligkeiten zusammenführen
- Festzahlungen ergänzen
- Verlauf zeigen
- Engpässe markieren
- Wirkt auf
- Was der Auftrag bindet
- Woran Sie es merken
- Abweichung der Vorschau vom tatsächlichen Verlauf, rückblickend.
Der Unterschied
Eine rote Markierung sagt, dass etwas ist. Nicht, was.
Kennzahlen und Ampeln kann jedes Berichtswerkzeug. Was hier dazukommt, ist die Erklärung darunter: in Klartext, automatisch, und Schritt für Schritt zurück bis zu ihrer Ursache.
Die Frage nach der Ursache kostet im Monatsgespräch die meiste Zeit, und sie wird meist im Nachhinein von Hand beantwortet. Genau diese Handarbeit fällt weg.
„Die Reichweite der Forderungen stieg von 51 auf 60 Tage, überwiegend getrieben durch zwei Großrechnungen desselben Kunden, beide über 30 Tage überfällig. Wirkung auf den Wertbeitrag: rund 24 TEUR.“
Darstellung mit synthetischen Beispieldaten.
Aktualität
Liquidität taggenau, Ergebnis monatlich.
Der Unterschied in der Frequenz ist keine Einschränkung, sondern eine Tatsache: Offene Posten und Kontostände ändern sich täglich, die Ergebnisrechnung entsteht im Abschluss. Wer beides als taggenau verspricht, hat eines von beidem nicht verstanden.
- Offene Forderungen und ihre Fälligkeit
- Verbindlichkeiten und genutzte Zahlungsziele
- Netto-Liquidität
- Gebundenes Kapital
- Margen-Wasserfall über alle Stufen
- Ist gegen Budget, Vorjahr und Jahresverlauf
- Wertbeitrag nach Kapitalkosten
- Kommentierung der Abweichungen
Was darunter liegt
Erst der Beleg, dann die Zahl.
Eine Kennzahl ist nur so gut wie der Beleg darunter. Damit eine Rechnung als Zahl im Dashboard steht, muss sie vorher gelesen, zugeordnet und geprüft sein. Genau das leistet die Wissensdatenbank.
Wir fangen bei der Aufgabe an, die in Ihrem Haus am meisten kostet. Was darunter liegt, entsteht dabei so weit mit, wie diese Aufgabe es verlangt. Was darüber liegt, kommt, wenn es so weit ist.
Financial Dashboards sind der Einstieg, nicht das Ziel. Unter ihnen wächst die Wissensdatenbank so weit mit, wie Ihre Zahlen an Belegen brauchen; wer Rechnungen automatisch zuordnen lässt, hat sie bereits. Darüber kommen, wenn es soweit ist, Freigaberegeln, geregelte Abläufe und Agenten.
Einstieg bei der Frage, die Sie am meisten kostet
Dokumente, Systeme und Rechte erschließen, ordnen und verknüpfen.
Antworten aus den eigenen Unterlagen, jede mit ihrer Fundstelle.
Ergebnisbrücke, Working Capital und Netto-Liquidität aus dem gebuchten Zahlenwerk.
Wer was darf, und wo ein Ablauf auf eine menschliche Entscheidung wartet.
Wiederkehrende Schritte automatisieren, nachvollziehbar.
Abgegrenzte Aufgaben, die selbstständig laufen, mit Protokoll und Freigabe.
Wie sieht diese Rechnung für Ihr Haus aus?
Wie weit Ihre Zahlen tragen, hängt an Ihren Exporten und Ihrer Buchungsdisziplin. Der Readiness Score ordnet das ein, bevor irgendjemand etwas baut.
Die anderen Bereiche
Welche Frage es bei Ihnen ist, klären wir im Gespräch.
Der nächste Schritt
Der nächste Schritt kostet Sie 30 Minuten.
Im Diagnosegespräch klären wir, wo Sie stehen, welche Frage Sie am meisten kostet und womit Sie starten. Konkret, unverbindlich, ohne Folien.
Lieber schriftlich? Schreiben Sie uns Ihre Frage, wir melden uns.