KI für den Mittelstand, Bereich Einkauf
„Warum zahlen wir für dieselbe Leistung plötzlich mehr?“
Rahmenvertrag, Bestellung, Rechnung und Sondervereinbarung werden selten gleichzeitig geprüft. Preisabweichungen fallen dadurch spät auf oder zufällig.
- Verarbeitung lokal oder in Ihrer Umgebung
- Jede Antwort mit Fundstelle
- Bestehende Berechtigungen gelten weiter
Position 4 liegt 11,8 % über dem Rahmenvertrag. Eine dokumentierte Preisanpassung oder Sonderfreigabe ist in den zugänglichen Unterlagen nicht vorhanden.
Beispiel mit synthetischen Daten. Keine Kundendaten.
Woran es heute hängt
Die Information ist da. Sie liegt nur nicht zusammen.
- Vertragspreise werden von Hand verglichen.
- Sondervereinbarungen stecken in E-Mails.
- Abweichungen passieren die Freigabe ohne Erklärung.
Was sich ändert: Preisabweichungen werden vor der Zahlung sichtbar, mit Vertragsstelle und fehlender Freigabe.
Ob Verträge, Bestellungen und Rechnungen zuverlässig zugeordnet werden können, zeigen die fünf Fragen. Zum Readiness Score
Vertragsdatenbank mit Fristentracker
Jede Frist, bevor sie abläuft.
Verträge werden gelesen, nicht abgetippt. Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsklausel und Preisanpassung stehen mit Fundstelle in der Wissensdatenbank. Vor jeder Frist erinnert das System den Verantwortlichen, rechtzeitig für eine Entscheidung.
Das gilt für Lieferanten-, Kunden-, Miet-, Leasing-, Wartungs- und Softwareverträge gleichermaßen.
Beispiel mit synthetischen Daten. Keine Kundendaten.
Wo es anfängt
Sechs Stellen, an denen im Einkauf Geld und Zeit verloren gehen.
Nicht alle auf einmal. Wir fangen bei der an, die in Ihrem Haus am meisten kostet, und prüfen daran, ob der Ansatz trägt.
Vertragsdatenbank mit Fristentracker
Verträge liegen in Ordnern, Postfächern und auf Laufwerken. Kündigungsfristen stehen im Kalender einer einzelnen Person, wenn überhaupt. Verlängerungen passieren stillschweigend.
Jeder Vertrag wird gelesen: Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsklausel und Preisanpassung stehen mit Fundstelle bereit. Vor jeder Frist kommt eine Erinnerung an den Verantwortlichen, rechtzeitig für eine Entscheidung.
- Verträge einlesen
- Fristen und Klauseln erkennen
- Verantwortliche zuordnen
- Vor Fristablauf erinnern
- Entscheidung vermerken
- Wirkt auf
- Vertragsrisiko
- Woran Sie es merken
- Anteil der Verträge mit erfasster Frist, stillschweigende Verlängerungen ohne Entscheidung.
Preisprüfung vor der Zahlung
Rechnungspositionen werden selten gegen den Rahmenvertrag gehalten. Preisabweichungen fallen spät auf oder zufällig.
Jede Position wird gegen Vertragspreis, Bestellung und Sondervereinbarung gehalten. Abweichungen erscheinen vor der Freigabe, mit der Vertragsstelle dazu.
- Rechnung einlesen
- Bestellung zuordnen
- Vertragspreis abgleichen
- Abweichung vorlegen
- Freigeben oder reklamieren
- Wirkt auf
- Was wir zahlen
- Woran Sie es merken
- Anteil geprüfter Positionen, Summe der Abweichungen, die vor der Zahlung erkannt wurden.
Angebotsvergleich
Angebote kommen in unterschiedlichen Formaten und werden von Hand in eine Tabelle übertragen. Lieferzeit, Zahlungsziel und Fracht gehen dabei unter.
Angebote werden gelesen und auf gleiche Positionen gebracht, einschließlich der Konditionen. Die Vergabe entscheiden Sie, die Grundlage ist vollständig und dokumentiert.
- Angebote einlesen
- Positionen angleichen
- Konditionen gegenüberstellen
- Vergabe dokumentieren
- Wirkt auf
- Was wir zahlen
- Woran Sie es merken
- Zeit vom Angebotseingang bis zur Vergabe, Anteil der Vergaben mit dokumentierter Begründung.
Bedarf und Freigabe
Bestellt wird per Mail oder Telefon. Wer was bestellt hat, zeigt sich erst, wenn die Rechnung kommt.
Der Bedarf wird erfasst, gegen Budget und Rahmenvertrag geprüft und freigegeben, bevor bestellt wird. Jede Freigabe hat einen Namen.
- Bedarf erfassen
- Rahmenvertrag prüfen
- Freigeben
- Bestellen
- Wirkt auf
- Was wir zahlen
- Woran Sie es merken
- Anteil der Bestellungen über Rahmenverträge, Rechnungen ohne Bestellung.
Auftragsbestätigung gegen Bestellung
Die Auftragsbestätigung weicht bei Preis, Menge oder Termin von der Bestellung ab. Abgeglichen wird selten, aufgefallen ist es beim Wareneingang.
Jede Auftragsbestätigung wird gegen die Bestellung gehalten. Abweichungen werden vorgelegt, bestätigte Termine laufen mit.
- Bestätigung einlesen
- Bestellung zuordnen
- Abweichungen vorlegen
- Termin fortschreiben
- Wirkt auf
- Liefersicherheit
- Woran Sie es merken
- Anteil abgeglichener Bestätigungen, Terminabweichungen je Lieferant.
Lieferantenakte
Zertifikate, Selbstauskünfte, Ansprechpartner und Reklamationen liegen verteilt. Bei einer Rückfrage oder einem Audit wird gesucht.
Eine Akte je Lieferant, zusammengeführt aus den vorhandenen Unterlagen. Nachweise mit Ablaufdatum laufen mit, Lücken sind markiert.
- Unterlagen zuordnen
- Nachweise erkennen
- Ablaufdaten fortschreiben
- Lücken markieren
- Wirkt auf
- Liefersicherheit
- Woran Sie es merken
- Anteil der Lieferanten mit vollständigen Nachweisen, abgelaufene Nachweise.
Woraus die Antwort entsteht
Vier Unterlagen, eine belegte Antwort.
Die Unterlagen liegen heute bei verschiedenen Stellen. Die Wissensdatenbank führt sie zusammen, mit Ihren bestehenden Berechtigungen.
Wird gelesen, zugeordnet und in der Antwort als Fundstelle genannt.
Wird gelesen, zugeordnet und in der Antwort als Fundstelle genannt.
Wird gelesen, zugeordnet und in der Antwort als Fundstelle genannt.
Wird gelesen, zugeordnet und in der Antwort als Fundstelle genannt.
Die anderen Bereiche
Welche Frage es bei Ihnen ist, klären wir im Gespräch.
Der nächste Schritt
Der nächste Schritt kostet Sie 30 Minuten.
Im Diagnosegespräch klären wir, wo Sie stehen, welche Frage Sie am meisten kostet und womit Sie starten. Konkret, unverbindlich, ohne Folien.
Lieber schriftlich? Schreiben Sie uns Ihre Frage, wir melden uns.